¿Qué es un trámite de un documento?

¿Qué es un trámite de un documento?

Documentación del proceso

2) Ayuda a formar a los empleados. Puede utilizar los documentos de procesos para ayudar a los nuevos empleados a entender sus funciones y a familiarizarse con los procesos en los que van a participar.    Incluso los empleados con experiencia pueden consultar estos documentos siempre que quieran asegurarse de que están ejecutando el proceso correctamente.

Esta guía de documentación de procesos cubre todo lo que necesita saber para documentar un proceso correctamente. Siga los pasos de documentación de procesos que hemos comentado anteriormente y utilice las plantillas de diagramas de flujo de procesos para garantizar un proceso de documentación de calidad.

Sistema de control de documentos

A lo largo de los años, al ayudar a los clientes que han adoptado un enfoque basado en procesos para la documentación de su organización, me han preguntado a menudo qué debe documentarse como proceso y qué debe documentarse como procedimiento.

El debate entre proceso y procedimiento puede ser bastante complicado, por lo que en este artículo he proporcionado ejemplos que muestran claramente la diferencia entre ambos, y exploro cuándo mostrar la información como un mapa de proceso y cuándo debería incluirse en un procedimiento.

No existe una respuesta definitiva, correcta o incorrecta, sobre lo que debe documentarse como proceso y lo que debe documentarse como procedimiento, pero es realmente importante que la documentación esté correctamente orientada a su público.

Para ayudarle a decidir qué debe documentar como proceso y qué debe incluir en sus procedimientos, a continuación he expuesto “cómo comprar su almuerzo” expresado como procedimiento y como proceso.

Si se observa el mapa anterior, se puede ver inmediatamente cuáles son los mejores lugares para comprar el almuerzo. También se asume que el empleado sabe cuánto tiempo tiene y que entiende los principios básicos de salud y seguridad al caminar por una carretera.

Control de documentos

Si su organización tiene problemas con la gestión de documentos, no es la única; miles de empresas farmacéuticas y de dispositivos médicos en crecimiento tienen graves problemas cuando se trata del control y la gestión de documentos.

En la mayoría de los casos, invertir en un sistema de gestión de la calidad (SGC) orientado a los resultados o en un sistema de control de documentos es el primer paso fundamental que debe dar su organización de ciencias de la vida para garantizar un proceso eficaz de control y gestión de documentos. Además, la creación de un manual de procedimientos de control de documentos claro puede posicionar a la organización para un éxito rápido y sostenido de la gestión de documentos.

En este artículo, le enseñaremos a crear un manual de procedimientos de control de documentos. También explicaremos por qué cada paso es de vital importancia para garantizar una mayor calidad, eficiencia, cumplimiento, mitigación de riesgos y mucho más.

Este tipo de manual sirve como una única fuente de verdad en relación con las directrices de control y gestión de documentos de su organización. En él se almacenan, organizan y gestionan todos los procedimientos de control de documentos.

Definición del propietario del documento

Los procedimientos de control de documentos establecen el marco para la aprobación, actualización o modificación de los documentos, el seguimiento de los cambios, la publicación de los documentos (interna o externamente) y la obsolescencia de los documentos.

Un sistema de gestión de documentos ayuda a automatizar el control y el seguimiento de los documentos que se gestionan según los procedimientos de control de documentos. Todo, desde el propio Manual de Procedimientos de Control de Documentos, hasta todos los documentos y archivos regidos por el programa de control de documentos, se gestionan dentro del sistema centralizado.

El procedimiento de control de documentos determina quién crea un documento y cómo lo hace. Esto puede incluir detalles sobre cómo se formatea el documento, cómo se nombra y otros detalles técnicos sobre el documento.

En el procedimiento de control de documentos se explica cómo se revisa un documento, quién lo aprueba y cómo se registran las aprobaciones o modificaciones. Los principios de garantía de calidad exigen que se revisen los documentos para comprobar su exactitud.

¿Qué es un trámite de un documento?
Scroll hacia arriba