¿Qué significa que un trámite está requerido?

¿Qué significa que un trámite está requerido?

Definición del procedimiento empresarial

Las versiones anteriores de ISO 9001 utilizaban terminología como “documento” o “procedimientos documentados”, “manual de calidad” o “plan de calidad”. Como parte de la alineación de la última norma con otras normas de gestión, la norma ISO 9001:2015 ha reunido estos términos bajo una cláusula común de “información documentada”. Este término también incluye lo que antes se denominaba registros, es decir, los documentos necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos.

¿Significa esto que la norma ISO 9001:2015 ya no exige ningún procedimiento? No, el requisito sigue existiendo, pero ahora es menos prescriptivo y está vinculado a otro nuevo elemento de la norma: el riesgo.

Sin embargo, hay una sección de una cláusula específica que se interpretaría como un requisito para los procedimientos. Se trata de la cláusula 7.5.1 (b), que establece que el sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir información documentada que la organización considere necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

Significado de Sop

Los Principios y Criterios son un documento genérico. Dado que los países difieren en sus leyes para los mismos criterios, como el salario mínimo de los trabajadores, por ejemplo, y que existen diferencias culturales y de otro tipo, los Principios y Criterios se adaptan para su uso en cada país a través de interpretaciones nacionales.

Este paso crucial no sólo permite negar los posibles conflictos entre una norma internacional y las leyes nacionales, sino también permitir la consulta de las partes interesadas a nivel nacional. Esto se traduce en el tratamiento de las principales preocupaciones a nivel local o regional, dando puntos específicos a situaciones únicas y complementando las leyes nacionales con un punto de referencia más alto (cuando sea aplicable) para que la industria lo logre.

Definición del procedimiento

Crear políticas y procedimientos, así como documentos de procesos e instrucciones de trabajo, puede llevar meses de investigación y redacción. Pero tenga en cuenta lo siguiente: Las políticas y procedimientos bien elaborados pueden ayudar a su organización a cumplir las normas y proporcionar una estructura para afrontar y superar los retos, tanto grandes como pequeños.

Este artículo le orienta sobre cómo preparar, investigar, redactar, revisar y publicar políticas, procedimientos e instrucciones de trabajo para obtener el mejor resultado para todas las partes interesadas. Los expertos analizan las funciones únicas de cada documento en una organización, y las listas de comprobación descargables le proporcionan una guía detallada para el proceso de creación de documentos.

Charles Cox es director de Firefly Consulting, una empresa de consultoría especializada en innovación y excelencia operativa con sede en Austin. También es uno de los principales colaboradores del reciente libro Innovating Lean Six Sigma (McGraw-Hill, 2016). Describe cómo las políticas están “en un nivel alto de la organización y casi nunca están vinculadas a una parte determinada de las operaciones. Proporcionan un paraguas bajo el que opera toda la organización. Son la clave de lo que es la organización. Las políticas están vinculadas a la estrategia, a la cultura y a la toma de decisiones, mientras que los procedimientos y procesos o las instrucciones de trabajo son los documentos reales que rigen la transformación de los insumos en productos.”

Política frente a procedimiento

Asegurarse de que usted y su equipo operan a partir de un proceso formalizado y coordinado no sólo aumenta la productividad, sino que reduce el riesgo de errores. Aunque todo el mundo quiera hacer lo correcto, a menudo la versión de cada uno de lo correcto es algo diferente. Esto significa que la forma de llevar a cabo una tarea es probable que varíe en función de quién la lleve a cabo.

Para aquellos que experimentan con los PNT por primera vez, o que trabajan en una pequeña organización que quiere ponerlos en práctica, hemos elaborado una ligera introducción a lo que son los Procedimientos Operativos Estándar, y por qué su organización necesita implementarlos.

Los Procedimientos Operativos Estándar (POE) son los procesos documentados que una empresa tiene en marcha para garantizar que los servicios y los productos se entregan siempre de forma consistente. Los PNT se utilizan a menudo para demostrar el cumplimiento de la normativa o las prácticas operativas y para documentar cómo deben realizarse las tareas en su organización.

A menudo, cuando una empresa está creciendo y acaba de empezar, el director general o el equipo directivo tienden a tomar todas las decisiones internas. A medida que la empresa alcanza un tamaño determinado, esta forma de tomar decisiones puede limitar su capacidad para seguir creciendo, ya que el director general o el equipo directivo no pueden tomar todas las decisiones en el plazo adecuado ni participar en todos los aspectos del negocio. En este caso, sus PNT suelen tomar el relevo y actuar como su palabra rectora. Los PNT también pueden ser una forma eficaz de comunicar a los empleados los cambios en el funcionamiento de la empresa.

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